「TODO」と「タスク」。
俺なりの定義はこうだ。
・TODO
自分で「やっとかなきゃ」と言ってする仕事。
仕事を進めていく上で、かなり粒度が細かい。取りかかってから
終わるまで、短くて数分。長くて数時間程度の単位。
具体例：交通費精算、打ち合わせの議事録作成、既存資料の送付、など
・タスク
上司に「やってくれ」と言われてする仕事。
粒度がかなり大きい。取りかかってから終わるまで、数日から数週間。
もっと長いものもあるかもしれない。（俺の仕事にはそこまで長いのはない）
具体例：新規プレゼン資料の作成、来年度の販売計画立案、など
ところがだ。
多くの場合、これらは「仕事」として一緒くたにされてしまったりするわけだ。
俺たちが物事を先延ばしにする原因はなにか。いろいろあるだろうが、俺の場合は未来に対する漠然とした「不安感」というのが大きいように思っている。
単純にTODOリストを作るだけでは、面倒くさい感が山盛りになる
そこから怖い「タスク」を除外し、本当のTODOだけのリストを作る
その子たちは怖くない。さっさと片付けてしまうことが可能
これでずいぶん楽になる、というのが俺の結論だ。
タスクというのは実は多くのTODOが集まって構成されている。
つまり 事前に細かく分解してやれば、あとは一つ一つ簡単にやっつけることができる。
最初の頃はわかりづらいが、タスク間の依存の仕方には実は2種類ある。
「完全依存」と「部分依存」だ。
・完全依存
例えば、「作業場所の確認」と「交通費精算」というタスクがあるとすると、交通費は作業場所に「完全依存」している。作業場所が 決まれば、交通費も自動的に決まる。（細かいことを言うといろいろあるが、無視可能と考えてよい）
・部分依存
今回の「プレゼンの日程」と「資料作成の締め切り日」は部分依存の例になる。プレゼンの日程が決まらないことには資料作成の締め切り日は決められない。しかし、プレゼンの日程が決まっても、締め切り日は自動的には決まらない。
タスクは細かく分けることによって最終的にTODOにできる。
TODOにできれば実行できる。これが重要。
「不明点の確認」というサブタスクは大事。積極的に作る。
・このリストの目的
このリストは、頭の中にあるものを全て視覚化することにある。漠然と頭の中に置いておくと、それはその瞬間瞬間で、出てきたり消えたりする。そんなものを基準にして仕事を進めるのは危険だ。そうではなく、頭の中のものを、全部紙なりPC上なりに出してしまう。一度出したものは、自然には消えることは絶対にない。それを整理しながら仕事を進めるのがこのリストの目的だ。
・美しくなくてもよい
こういうリストのようなものを作ると、見た目も美しくまとめたくなるが、これは人に見せるためのものではない。美しさという観点は不要だ。むしろ、美しくしようとすると、本来書かなければならないことを省略してしまうという副作用が起こりやすい。何度も言うが、頭の中にあるものを一度全部出すことが大事だ。ごちゃごちゃしているものを整理するのが目的なのだから、最初から美しかったら逆におかしい。
・形式にとらわれない
ツリー構造は見やすいが、これにとらわれる必要はない。単文で表現が難しかったら、文章で書いてしまってもよい。また、タスクだけではなく、メモのようなものも書いた方がいいことも多い。
例えば、頭の中で漠然と「素虎寺ってちょっと頼りないんだよな」と思っていても、じゃあどうするという行動を起こすところまではなかなかつながらない。。
しかし、タスクリストに「素虎寺に確認するだけで十分か？」とメモ書きをすれば、それにどう対応するかという具体的なタスクを起こしやすい。