会議のゴールとは関係ない議論ばかり行う
本来の会議のゴールを無視して、まったく違う議論をひたすら行ってしまう状態です。
とくに議論を発散させるコメントをするメンバーが参加していると、このパターンに陥りやすいです。議論は活発に行われるのですが、本来のゴールとはかけ離れた議論に終始してしまうため、最終的に再度打ち合わせを行いましょうというオチで会議が終わりがちです。
対策としては、会議前に参加者全員が会議の目的を理解してもらうことが重要です。そして会議中に、議論が会議の目的から離れていくことを感じたら、早めに方向修正するようにします。
木を見て森を見ず
資料の体裁や言葉尻を指摘することに終始したり、ドキュメントのレビューを何時間もかけて1文ずつ行うような会議です。
もちろん文言の間違いが無いかレビューを行う会議であればよいのですが、全体感を把握せずにいきなり細かい文言をレビューするのは時間の無駄です。
対策としては、「今回の会議は、ドキュメントの概要をレビューすることがゴールです」など、最初にレビューの進め方を提示するようにします。
詳細なレビューが必要な場合でも、事前にレビューをお願いして、会議では指摘事項のみをあげてもらうような進め方を検討してみましょう。
議論ではなく口論になってしまう
建設的な議論ではなく、相手を罵ったりいがみ合う状態です。
会議とは、目的を達成するために議論する場ですが、口論になると声の大きい人や身分が上の人の意見がとおってしまうことが多いため、本来の目的を達成できません。
一度口論が始まってしまうと、会議中に建設的な議論に引き戻すことは容易ではありません。そうならないためにも、事前にある程度の根回しをしておいたり、会議中に口論になりそうなら、「その話題は会議後に個別で話しましょう」と言って議題を飛ばすなどの対策を行いましょう。
一部の参加者の意見で決まってしまう
声の大きな人や、積極的に発言する人たちだけの意見でものごとが決まってしまう状態です。
本来であれば、議論に必要な知識を持った有識者や、当こと者の意見などを共有した上で議論すべきところを、その場にいた「声の大きな人たち」の意見で議論を進めてしまうことはよいとはいえません。
特に「俺の言ったこと理解してる？」とか「○○さんには分からないだろうけど」とか言い出す人には要注意。
このような事態を避けるには、本当にその人は会議に必要なメンバーなのかを考えて、あまり関係のないメンバーなのであれば思い切って参加者から外すことを検討してもよいかもしれません。
会議の形骸化
進捗会議やチーム会議などの「定例会議」によくあるパターンです。
毎回同じアジェンダで、同じアウトプットをして時間になったら閉会するよな会議は実施する意味がありません。
「特に議論することはないですが、念のため来週も進捗会議をしましょう」という会話があったら要注意です。
すでに定例で集まる必要がなくなったのであれば、開催周期を長くしたり廃止するなどの対策を行いましょう。