進捗状況の報告方法
何か価値のあることに取り組んでいるなら、遅かれ早かれ人々はそれに興味を持ち、進捗状況の報告をしてくれるよう求めるでしょう。四半期ごとの投資家向け報告、上司への週次報告、関連チームへのメールなど、様々な形で報告できます。ここでは、進捗状況を効果的に伝えるためのヒントをご紹介します。
自分の役割を理解し、報告するたびに、自分がその役割をしっかりと果たしていることを示す証拠を積み重ねていきましょう。人々があなたの報告を望むということは、あなたに何かを託しているということです。例えば、製品や機能の成功裏のデリバリー、投資資金、会社の予算、評判などです。彼らの信頼を大切にし、責任感を真剣に受け止めていることを伝えましょう。
報告頻度に少し変化を加えましょう。人々は定期的な報告を望んでいると考えがちですが、ある程度の不定期さの方が受け入れやすいのです。例えば、毎週火曜日にプロジェクトの報告を送信すると、単なる事務的なやり取りのように思われ、誰も読んでくれません。 2～3週間ごとにアップデートを送信すれば、読者は何か新しいことを伝えたいと期待し、楽しみにしてくれるでしょう。
次のアップデートの内容を把握し、それに向けて作業を進めましょう（アップデートの時期が来てから改めてアップデートするのではなく）。これは、社内向けの見出し主導型開発です。見出しがなければアップデートは存在せず、後から良い見出しを作成することもできません。
常に1文のTL;DRと、プロジェクトの全体目標を2～4文で要約することから始めましょう。読者はあなたよりも賢いですが、非常に忙しく、あなたの仕事について何も覚えていないと想定しましょう。
人は嬉しいサプライズが大好きですが、偶然に訪れることは滅多にありません。無理のない範囲で、意図的に嬉しいサプライズを企画し、アップデートに盛り込みましょう。
人は嬉しいサプライズを嫌います。もちろん、可能であれば避けるべきです。しかし、どうしても避けられない場合は、2つの対策を講じましょう。まず、グループ全体に伝える前に、各メンバーと個別に話し合いましょう。次に、ネガティブなニュースは2～3段階に分けて段階的に伝えましょう。例えば、最初は問題が発生する可能性を穏やかに伝え、メンバーが状況に慣れる時間を与えます。次に、問題を事実として伝えます。（ただし、真の緊急事態や危機の場合は、この方法は避けましょう。）
変更を明確に認識しましょう。前回はa、今回はbと述べ、bがaと矛盾する場合は、その矛盾を説明する必要があります。認識された矛盾はビジネスコストと捉えられますが、認識されていない矛盾は約束違反と捉えられます。
意図せず、あるいは故意に、誰かを侮辱してはいけません。以前、「当社のエンジニアは何も知らないため、製品を出荷できません。より優秀なエンジニアが必要です」といった内容のアップデートを作成し、エンジニア自身を含む全員に送信したことがあります。これは事実ではありましたが、粗雑で不必要な表現でした。このようなことは絶対にやめましょう。
人々は舵取りをしっかりしている人を求めています。あなたの口調もそれを反映させるべきです。パイロット無線の声のような文章にしましょう。（ええ、比喩を混ぜていますね。）
多くの人は（当然ですが）自分のアップデートによって個人的な評価を受けているのではないかと心配し、一文一文を徹底的にサイジングしてしまいます。しかし、そうしてはいけません。すべてを自分のことではなく、仕事のことに集中させ、評価は他の人に任せましょう。（私は、仕事から物理的に離れた第三者の視点で自分自身を想像し、自分のキャラクターがアップデートを書いていると想像します。）
読者が答えを知りたいと思っている上位3つの質問を把握し、できるだけ明確に答えましょう。
不安や失敗について専用のセクションを設けましょう。正直に、しっかりとした計画を立て、パニックに陥らないようにしましょう。人々は誠実さと弱さに惹かれますが、無力感や大げさな表現には反発します。
アップデートの目的は、読者があなたに尋ねることなく、いつでもプロジェクトの進捗状況を把握できるようにすることです。
「イーロンは四半期決算説明会でウォール街のアナリストに怒鳴っているのに、なぜ私にはできないんだ？」もしあなたが、業界全体よりも大きな時価総額を持つ会社を築き上げたのなら、私のアドバイスを無視してもらって構いません。
これらのヒントは、あなたが無能なら効果がありません。