■ 1. 定例ミーティングの基本的な捉え方
- 定例ミーティングは「必要悪」であり 同期的に人の予定を拘束するためコストが非常に高い
- 意思決定や合意形成の効果は大きいためゼロにはできないが 少なければ少ないほどパフォーマンスは向上する
- マネージャーはミーティングが増えやすい立場にあり カレンダーが埋まるほど予定調整がパズル化し 定例を増やす方向に自然と働く
■ 2. 定例ミーティングが増える理由
- 予定調整コストの高さ:
- 都度全員の空き時間を探すのが困難なため 「毎週固定」という判断が合理的に選ばれやすい
- 情報共有への不安と同調圧力:
- 主催者側に「呼ばないと後で揉める」「共有漏れを防ぎたい」という心理が働き 議事録共有で十分な人にまで招待が及ぶ
- 参加者側にもFOMO(取り残される不安)や「断ると角が立つ」という同調圧力があり とりあえず出席が増加する
- 参加者が増えると内職する可能性が上がるという研究結果もある
- 意思決定責任の分散と過度な合意形成:
- 「みんなで集まって決めた」という状態を作るために会議が設定される
- 事前根回しや全員の納得を重視しすぎると 「顔合わせ」や「儀式」としての定例が増殖する
■ 3. 定例ミーティングを減らすべき理由
- 合理性を積み重ねた結果カレンダーが定例だらけになり 本来やりたい仕事や集中して考える時間が削られる
- チームの生産性は集中時間の確保に大きく左右されるため 定例は少ないほうが望ましい
■ 4. 定例ミーティングをなくす方法
- 最初から終了日を決める:
- 定例設定時に必ず終了日時を入れ エンドレスや長期間の定例を作らない
- Google CalendarやOutlookでは終了日の設定が容易であるため 新規定例作成時に必ず設定する
- 終了しても誰も困らないまま消える定例はそもそも不要だったと判断できる
- 節目で定例を一度全部消す:
- 年末年始や期の変わり目など区切りの良いタイミングで全定例を削除する
- 必要な定例は結局再設定されるため 再設定されないものはなくても回るということ
- 「一度やめてみる」は継続の惰性を断ち切るのに有効
■ 5. なくしきれない場合のコスト削減策
- 頻度を下げる:
- ミーティング終了時に「本当に毎週必要か」を参加者同士で振り返る
- 毎週から隔週に変えるだけで 5人・1時間の定例なら年間約120時間の集中時間が回収できる
- 参加人数を絞る:
- 参加者を増やすのは容易だが減らすのは心理的に難しい
- SlackやTeamsで次回以降の参加をオプトイン方式にし「参加したい人だけリアクション」とすることで自然に人数を絞り込める
■ 6. まとめ
- 定例が増えるのは予定確保や調整コストだけでなく 情報共有への不安や責任分散の力学も重なるため
- 放置すると集中時間が失われるため 以下の3点を意識することで一定の効果が得られる:
- 定例には終了日時を入れる
- 節目でいったん全部やめる
- 頻度と参加人数を見直す